Bosscher InternationalB2B-handel & merkkleding · PapendrechtBosscher International laat kleding, sokken en textiel met het merk van een klant erop maken bij fabrieken in Azië, en levert dat aan bedrijven door heel Europa. Dat traject liep jarenlang via mail, Excel en losse mappen: offerte, ontwerp, proefexemplaar, productie, controle, verzending en factuur. Wij bouwden er één systeem voor met drie ingangen: één voor het team van Bosscher, één voor hun klanten en één voor de fabrieken.
Het team van Bosscher, de klant en de fabriek werken in hetzelfde systeem, maar zien alleen wat voor hen bedoeld is. De fabriek ziet zijn eigen orders in het Engels, de klant ziet zijn offertes en wat er op zijn akkoord wacht.
Een offerte, een ontwerp of een proefexemplaar keurt de klant goed via een link in de mail. Geen account, geen wachtwoord, en het akkoord staat meteen vast in het dossier, met datum erbij.
De fabriek zet controlefoto's klaar, Bosscher kijkt mee en de klant geeft akkoord. Pas daarna mag er verzonden worden. Het systeem laat de verzendknop simpelweg niet eerder werken.
Een order bij Bosscher is geen bestelling die je even inpakt. Er gaat een offerte overheen met staffelprijzen, dan een ontwerp dat de klant moet goedkeuren, dan een proefexemplaar uit de fabriek dat weer goedgekeurd moet worden, dan de productie, dan de controle, dan het transport en tot slot de factuur. Elke stap zat in een ander programma of gewoon in iemands mailbox. Wie wilde weten hoe een order ervoor stond, moest het vragen. De fabriek zat in een andere tijdzone en werkte met foto's via de mail. En de fout die je in dit vak echt niet wilt maken, vijfduizend stuks in de verkeerde kleur, hangt aan precies één ding: of iemand op tijd naar het juiste plaatje heeft gekeken en dat ergens is vastgelegd.
Elke order legt dezelfde weg af, van offerte tot geleverd, in dertien vaste stappen. Iedereen ziet in één oogopslag waar een order staat en wat de volgende stap is. Het systeem bewaakt die volgorde ook echt: je kunt geen stap overslaan omdat het even sneller lijkt. Bij elke stap wordt vastgelegd wie hem heeft gezet en wanneer.
Offertes, ontwerpen en proefexemplaren gaan als een link naar de klant. Hij klikt, kijkt, keurt goed of zet er een opmerking bij. Er loopt een klokje mee, zodat iedereen ziet hoe lang een akkoord al openstaat, en zodra het akkoord binnen is schuift de leverdatum automatisch mee. Geen account nodig, want de meeste mensen willen gewoon één keer op een knop drukken.
De fabrieken hebben hun eigen ingang, in het Engels. Ze bevestigen een order, geven aan wanneer ze verwachten te verzenden, zetten foto's van het proefexemplaar en van de controle klaar, en beantwoorden vragen van het team. Alles wat vroeger heen en weer ging per mail, staat nu bij de order zelf. Meerdere mensen per fabriek kunnen een eigen inlog krijgen.
Vóór verzending moet de fabriek controlefoto's aanleveren. Bosscher kijkt ze na, daarna de klant. Pas als beide akkoorden binnen zijn, kan de fabriek de order op verzonden zetten. In het magazijn in Nederland scant iemand de doos met de camera van zijn telefoon, doet zelf nog een steekproef met foto's en telt de dozen. Wat de fabriek eventueel oversloeg, komt daar aan het licht in plaats van bij de klant.
Op de website van Bosscher kan een bezoeker zelf een aantal, een land en extra opties kiezen en ziet hij meteen de prijs. Die prijs wordt niet nagebouwd op de site, maar opgehaald uit hetzelfde systeem dat ook de offertes maakt. Zo staat er nooit een verouderde prijs op de site, en komen inkoopprijzen en marges niet naar buiten. De aanvraag die eruit komt, staat direct als lead bij de juiste verkoper.
Pakbonnen kunnen neutraal, met het logo van Bosscher of met dat van de klant. De regels voor de vervoerder zitten erin, inclusief wanneer een zending op een pallet gaat. Facturen, aanbetalingen, kortingsafspraken per klant en de wisselkoers van de inkoopvaluta lopen mee. En klanten die dat willen, krijgen een nieuwsbrief vanuit datzelfde systeem, met een uitschrijflink die gewoon werkt.
Doe de gratis website APK of plan een kennismaking. We denken graag mee.
